Politique de confidentialité - Doc Services Conseils

Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Nous vous invitons à lire attentivement la présente politique et à vous y référer régulièrement pour connaitre les changements qui pourraient y être apportés.

Nous prenons au sérieux la protection et le respect de la vie privée. En ce sens, et en respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la présente politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, transmettons, conservons, partageons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos services.

Nous nous engageons à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons selon les modalités décrites ci-dessous. De plus, nous nous assurons que chaque membre du personnel traite vos renseignements avec rigueur dans le respect de la loi et des règlements en vigueur au Québec.

1. Définition de renseignement personnel

Tel que défini par la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.

2. Type de renseignements personnels

Afin d’offrir un service personnalisé et d’optimiser notre offre de services, nous pouvons collecter les renseignements personnels suivants, lesquels sont transmis volontairement et non collectés automatiquement :

Prénom et nom ;
Adresse postale ;
Courrier électronique (courriel) ;
Numéro de téléphone ;
Date de naissance ;
État civil ;
Emploi ;
Renseignement inscrit sur une pièce d’identité ;
Renseignement en lien avec le dépôt d’une candidature ;
Informations concernant le mode de paiement ;
Commentaires et suggestions (tels que des avis, plaintes, sondages, etc.) ;
Toutes communications.

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des services et/ou requis à l’amélioration des services, et ce strictement pour réaliser les fins pour lesquelles ils sont collectés. Aucune autre utilisation des renseignements personnels n’est permise par l’organisation, sauf si vous y consentez ou s’il s’agit d’un cas prévu par la loi.

3. Modes de collecte

Ces renseignements personnels, transmis volontairement et non collectés automatiquement, peuvent être collectés par diverses méthodes telles que :

Formulaire de contact, d’abonnement et d’inscription
Candidature spontanée
Facturation et paiement
Sondage et questionnaire
Captation vidéo

4. Échange automatique d’informations

Dès que vous accédez au site web, votre appareil et le serveur du site web échangent automatiquement des informations. Cependant, cet échange ne permet pas de vous identifier personnellement.

L’utilisation de fichiers témoins (« cookies ») sert à stocker des données d’interactions avec notre un site web ainsi qu’à faciliter l’accès et la navigation sur notre site web. Des services d’analyse (tel que Google Analytics) peuvent être utilisés afin d’améliorer votre expérience. Ces renseignements peuvent inclure, entre autres, l’adresse IP, le type de navigateur et de système d’exploitation, des données sur les pages consultées, les dates et heures des consultations, les centres d’intérêt et le comportement de l’utilisateur sur la page web.

Le site web recueille ces informations à cause des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet. En effet, le serveur en a besoin pour vous transmettre des fichiers compatibles avec l’appareil que vous utilisez. Soyez cependant assuré qu’en aucun cas ces exigences ne permettront de vous identifier.

Les informations sont conservées et utilisées à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par ces visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs. En aucun cas, elles ne servent à dresser des listes d’utilisateurs.

Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les fichiers témoins, mais cela pourrait affecter votre expérience et limiter l’accès à certaines fonctionnalités.

5. Utilisation et conservation des renseignements collectés

Nous utilisons des renseignements personnels tel que convenu au moment de leur collecte, et selon les normes établies par la loi et la règlementation en vigueur. À titre d’exemples, ces renseignements peuvent être utilisés pour les raisons suivantes :

Ouverture et/ou mise à jour du dossier client ;
Fournir le service demandé ;
Partager des renseignements avec des tiers afin de s’assurer que le service demandé soit rendu ;
Assurer la gestion de l’organisation (administration, facturation et paiement, rappel, etc.) ;
Prévenir la fraude ;
Effectuer toute vérification requise par la loi ou la règlementation en vigueur ;
Permettre l’optimisation et le développement de nos services ;
Recruter du personnel ainsi que traiter des candidatures et évaluer des candidats potentiels ;
Toute autre utilité selon le consentement du client.

L’accès aux renseignements personnels est restreint au personnel ayant la qualité et les compétences requises, et ce aux fins prévues à la présente politique. Les renseignements personnels transmis volontairement sont conservés tout au long de la relation d’affaires. Lors de l’archivage, l’accès aux dossiers numériques ou papiers pouvant contenir de tels renseignements demeure limité au personnel autorisé.

6. Communication des renseignements personnels

Afin d’offrir le meilleur service possible, il est possible que notre organisation procède à la transmission de renseignements personnels collectés avec un tiers. Toutefois, aucun renseignement personnel ne sera divulgué sans avoir préalablement obtenu votre consentement.

Dans le cadre des services rendus, nous pouvons procéder à la transmission de renseignements à des fournisseurs de services ou de produits à l’extérieur du Canada et de la province de Québec.

Si un tel cas se produit, nous nous assurons que les renseignements personnels sont transférés vers des pays respectant les critères légaux en vigueur ou que les renseignements personnels soient protégés par une politique de confidentialité présentant la même rigueur que la présente.

Pour ce qui est des données sur les cartes de crédit, elles ne sont accessibles que par le prestataire de services et sont conservées cryptées le temps nécessaire pour s’assurer que la transaction a été conclue à la satisfaction des parties.

7. Consentement

Aucun renseignement personnel n’est collecté sans avoir préalablement obtenu le consentement du client, sous réserve des exceptions prévues à la loi. Aucune divulgation de renseignements personnels n’est permise sans le consentement du client à moins d’y être contraint en vertu de la loi ou d’une ordonnance de la cour. Certaines situations particulières peuvent mener à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée; il s’agit uniquement de cas exceptionnels prévus par la loi.

En tout temps, lors de la collecte de renseignements personnels, le client peut refuser de communiquer un tel renseignement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. À la suite d’un préavis raisonnable, le client peut également retirer son consentement à la collecte, divulgation et transmission des renseignements personnels. Une telle situation pourrait toutefois empêcher le rendu de certains services ou en limiter la portée.

8. Droit d’accès, d’opposition et de retrait

En tout temps, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, demander leur modification ou leur suppression, retirer ou confirmer votre consentement, restreindre l’utilisation de vos renseignements personnels ou exercer tout autre droit prévu à la loi.

Pour exercer ces droits, nous vous invitons à formuler une demande écrite adressée au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin de la présente politique.

9. Mesures de sécurité

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé, aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation de nos mandats et services, et aux fins prévues dans la présente politique. La nature des informations est prise en compte dans le délai de conservation des renseignements.

Dans le respect de la législation en vigueur, nous mettons en place les mesures de sécurité nécessaires afin de protéger vos renseignements personnels contre le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés et contre toute autre atteinte à leur protection. De plus, tous les membres du personnel sont tenus au respect de la confidentialité de toute information de nature sensible.

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les meilleures pratiques reconnues afin d’assurer la protection des renseignements personnels. De plus, nous nous assurons de détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement.

10. Vos responsabilités

Nous vous rappelons que la transmission de renseignements par courrier électronique n’est pas totalement sécurisée. C’est pourquoi nous vous déconseillons de divulguer par courriel des renseignements personnels. Nous faisons de même de notre côté en ne répondant pas à vos questions par courriel lorsque cela implique de transmettre des données à caractère confidentiel.

Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier reçu par la poste. Si vous transmettez des renseignements personnels par courriel, en remplissant un formulaire en ligne non sécurisé ou en vous inscrivant à une liste de diffusion, nous conclurons que vous nous donnez votre consentement.

Pour bénéficier d’une sécurité maximale, il est conseillé de :

utiliser la version la plus récente d’un navigateur conforme aux exigences de sécurité
(protocole SSL à chiffrement de 128 bits);
effacer la mémoire cache de votre appareil après avoir transmis vos données;
garder vos données d’identification, code d’accès et mot de passe confidentiels.

11. Mise à jour

Dans le respect des lois et règlements en vigueur, des mises à jour de la présente politique peuvent survenir. Des avis pourraient donc être transmis aux clients et utilisateurs dans le but de les en informer. En tout temps, cette politique est disponible sur notre site web.

12. Communications

Afin de s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels, notre organisation dispose d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels ayant la responsabilité de surveiller et superviser la gestion des renseignements personnels, de mettre en place et mettre à jour les politiques internes ainsi que les procédures applicables. La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe également de la gestion de tout incident potentiel en lien avec les renseignements personnels et traite toute question ou plainte en lien avec les renseignements personnels.

Vous pouvez communiquer avec la personne responsable aux coordonnées suivantes :

Sylvain Poirier
DOC Services Conseils / DOC Formation
370 boulevard Sir-Wilfrid-Laurier, bureau 210
Mont-Saint-Hilaire (QC) J3H 5V3
Téléphone : 450 464-5950
Télécopieur : 450 464-0767

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Mise à jour : 22 septembre 2023